La conservazione sostitutiva è una procedura legale e/o informatica regolamentata dalla legge italiana, che permette di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico , inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto che sia in formato cartaceo o  informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).

Chiamata anche come  "conservazione a norma", equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e conservazione. Il risparmio diventa notevole poi per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei , che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Con l'introduzione delle recenti normative sulla conservazione sostitutiva, il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali. Infatti, con l'introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione n. 11 del 19 febbraio 2004, oggi è possibile archiviare e conservare su supporti ottici i documenti cartacei e, utilizzando la firma elettronica qualificata e la marcatura temporale, si può anche decidere di eliminarli. A tutti gli effetti un documento fiscale presente sui nostri pc e server in formato ovviamente digitale avrà stessa forma e stesso valore del foglio di carta presente all’interno dei faldoni che teniamo in archivio.